🧾 SOP Database & Generator Slip Insentif Karyawan

Divisi: Marketing & Desain Grafis
Aplikasi / Dokumen SSOT: Google Spreadsheet Anggaran Marketing 2026
Frekuensi: Bulanan / Batch Akhir Bulan (Cut-off tanggal 28-30 setiap bulan)
Tujuan Output: Slip Insentif PDF Resmi per Karyawan (Tersimpan di Google Drive)
Penanggung Jawab (PIC): Staf Marketing & Graphic Designer

---

1. Peta Alur Kerja (Workflow Diagram)

SOP ini mengatur alur penghitungan insentif kinerja pemasaran karyawan dan pencetakan otomatis slip insentif PDF individual langsung ke Google Drive.

flowchart TD
    subgraph Pengumpulan Bukti
        M1[Form Maps Frontline: Review Google Maps]
        M2[ESB CRM Loyalty: Pendaftaran Member Baru Kasir]
        M3[Sosmed Bulanan: Link Konten Talent & EGC TikTok/IG]
        M4[POS Kasir: Rekap Upsell Kremes & Frozen]
    end

    subgraph Input & Verifikasi
        DB[Input ke Tab 'Database_Insentif']
        Rate[Formula Auto-Rate dari 'Settings_Insentif']
        Rekap[Buka Tab 'Rekap_Staff': Cek Centang Staf Kolom L]
    end

    subgraph Automasi Cetak PDF
        Trigger[Klik Menu 'Automasi' -> 'Generate PDF Insentif']
        Confirm[Klik YES pada Dialog Konfirmasi]
        Loop[Skrip Mengganti Driver Cell B7 + Jeda 5 Detik]
        Drive[Upload Otomatis ke Google Drive Folder Bulanan]
        Log[Catat Link PDF ke Tab 'Log_PDF']
    end

    M1 & M2 & M3 & M4 --> DB
    DB --> Rate --> Rekap
    Rekap --> Trigger --> Confirm --> Loop --> Drive --> Log

---

2. Batasan Konsep: Slip Insentif vs Slip Gaji

IMPORTANT

PENEGASAN: INI ADALAH SLIP INSENTIF, BUKAN SLIP GAJI!

1. Dokumen ini bukan slip gaji pokok karyawan. Slip gaji pokok bulanan diterbitkan terpisah oleh divisi HRD / Finance pusat.
2. Dokumen ini adalah Slip Insentif Pemasaran Resmi, yaitu penghargaan tunai (bonus insentif reward) atas kontribusi langsung karyawan terhadap program viralitas media sosial, akuisisi member, review bintang 5 Google Maps, dan upselling produk di outlet.

---

3. Matriks Tarif & Program Insentif (Settings_Insentif)

Seluruh besaran tarif rupiah dikelola terpusat pada tab Settings_Insentif sehingga jika manajemen memutuskan mengubah rate, formula di database dan slip akan otomatis terupdate.

Rincian Program Insentif

Nama Program	Tim Penerima	Kategori / Status	Besaran Insentif (Rp)	Kriteria / Bukti Sah
Talent Konten	All Staff / Talent	Standard	Rp5.000 / video	Tampil sebagai talent di video media sosial resmi.
Talent Konten	All Staff / Talent	FYP (>1.000 views)	Rp15.000 / video	Video mencapai performa viral FYP di TikTok/Reels.
Talent Konten	All Staff / Talent	Effort / Lembur	Rp15.000 / video	Syuting di luar jam kerja atau properti khusus.
Talent Konten	All Staff / Talent	Solo	Rp15.000 / video	Menjadi pemeran tunggal utama sepanjang video.
Talent Konten	All Staff / Talent	Solo + Effort / Dominasi	Rp20.000 - Rp25.000	Pemeran tunggal dengan tantangan konten tinggi.
Konten EGC	Karyawan Kreator	Standard / FYP	Rp10.000 - Rp25.000	Konten dibuat dan diunggah di akun staf (Employee Generated).
Member CRM	Kasir	Per Registrasi Member	Rp1.000 / member	Berhasil mendaftarkan no HP pelanggan ke sistem ESB CRM.
Bonus Target Member	Kasir	Pencapaian Kuota Bulan	Rp100.000	Total member kasir melampaui target (misal >100 member).
Review Google Maps	Waiters / Frontline	Per Review Bintang 5	Rp3.000 / review	Pelanggan memberikan review berfoto dan terverifikasi di form.
Bonus Target Maps	Waiters / Frontline	Pencapaian Kuota Bulan	Rp100.000	Waiters mencapai target review bulanan yang ditetapkan.
Upsell Kremes	Waiters / Kasir	Per Kaleng / Toples	Rp1.000 / pcs	Menawarkan tambahan kremesan saat order.
Upsell Frozen Food	Waiters / Kasir	Per Pack Frozen	Rp2.000 / pack	Menjual produk ayam/bebek beku untuk dibawa pulang.

---

4. Prosedur Input Data ke Database_Insentif

Setiap akhir bulan (tanggal 28-30), staf marketing menghimpun seluruh bukti aktivitas insentif dari 4 kanal:

1. Review Google Maps: Buka respons spreadsheet dari Form Maps Frontline → hitung total review valid per nama waiters.
2. Pendaftaran Member: Buka laporan CRM ESB Loyalty → rekap total member baru yang diinput masing-masing kasir.
3. Konten Talent / EGC: Buka feed TikTok/Instagram bulan tersebut → catat nama talent yang muncul dan sertakan link video pada kolom catatan (Note).
4. Input ke Tab Database_Insentif:
   • Kolom Tanggal: Masukkan tanggal cut-off atau tanggal posting video.
   • Kolom Nama: Pilih nama staf dari dropdown list (Sinta, Dinda, Asil, Melisa, Lisa, Agil, dll).
   • Kolom Program: Pilih program yang sesuai dari dropdown.
   • Kolom Status: Pilih kategori (Standard, FYP, atau strip -).
   • Kolom QTY: Masukkan jumlah (misal: 1 untuk video, atau 7 untuk jumlah member).
   • Kolom Note: Paste link URL postingan TikTok/Drive atau keterangan target.
   • Kolom Rate (Rp) & Total Insentif: Otomatis terhitung oleh formula sheet.

---

5. Tata Letak Slip Insentif (Rekap_Staff)

Tab Rekap_Staff adalah cetakan format resmi slip insentif yang dirancang pas satu halaman cetak (Rentang print: B1:G50).

Bagian-Bagian Slip Insentif:

• Kop Surat Resmi: Logo Ayam & Bebek Goreng "Pak Cipto" Sejak 1993, Jl. Letjen Suprapto No.105, Banyuanyar, Solo.
• Header Karyawan:
  • Sel B7 (Nama Staff): Driver Cell utama. Ketika sel ini berubah nama, seluruh data jabatan, periode, dan rincian program otomatis berganti.
  • Sel C7 (Posisi): Otomatis terisi formula lookup (misal: Marketing, Kasir, Waiters).
  • Sel D7 & E7 (Periode): Menampilkan rentang tanggal insentif (misal: 1 Agustus 2026 s/d 31 Agustus 2026).
• Tabel Rincian: Menampilkan nama program yang diikuti, total QTY, dan subtotal nominal rupiah.
• Grand Total (Sel D18): Total insentif bersih yang berhak diterima karyawan.
• Daftar Staf Cetak (Kolom J & L):
  • Kolom J8:J: Daftar nama lengkap seluruh karyawan outlet.
  • Kolom L8:L: Kotak centang (checkbox). Beri centang TRUE hanya pada staf yang akan dibuatkan slip PDF bulan ini.

---

6. Eksekusi Automasi Satu-Klik Generator Slip PDF

Generator ini secara otomatis akan mengiterasi setiap staf yang dicentang, memperbarui data slip, menunggu jeda formula 5 detik, mengonversi ke PDF, dan menyimpannya ke Google Drive.

Langkah Menjalankan Generator:

1. Pastikan tanggal periode di sel D7 dan E7 pada tab Rekap_Staff sudah benar.
2. Pastikan tanda centang pada kolom L8:L sudah aktif untuk staf yang berhak menerima insentif.
3. Klik menu atas Google Sheets: Automasi.
4. Pilih opsi Generate PDF Insentif.

5. Akan muncul kotak dialog konfirmasi:

   Konfirmasi:
   Generate semua PDF insentif + log dengan delay 5 detik per staff?
   [ YES ]   [ NO ]

6. Klik tombol YES.
7. Biarkan sistem bekerja tanpa disentuh:
   • Skrip akan menjalankan loop untuk setiap staf.
   • Mengisi nama staf ke sel B7.
   • Menggunakan jeda waktu 5 detik (Utilities.sleep 5000) agar seluruh formula Google Sheets selesai melakukan kalkulasi ulang secara presisi.
   • Mengekspor area B1:G50 ke format PDF A4 portrait berorientasi pas (fit to width).
   • Mengunggah file PDF ke Google Drive di dalam folder nama bulan terkait:
     • Folder ID Drive: 18usGO2SI4oN1ei9MNWuuMCje6mvYfv4x
     • Format nama file: Insentif_[Nama]_[Periode1] - [Periode2].pdf.
8. Setelah seluruh staf selesai diproses, sistem akan menampilkan alert:

   Selesai
   Success: [Jumlah Berhasil]
   Failed: [Jumlah Gagal]

9. Klik OK.

---

7. Audit & Pembagian Slip (Log_PDF)

Setelah proses eksekusi selesai, buka tab Log_PDF untuk memverifikasi riwayat hasil generate.

Prosedur Distribusi Slip ke Karyawan:

1. Periksa kolom Status: Pastikan seluruh baris berstatus Done.
2. Kolom Link: Memuat tautan langsung ke file PDF di Google Drive.
3. Kolom No HP dan Bank / E-Wallet: Memuat data nomor rekening atau nomor e-wallet (BCA, Dana, ShopeePay) staf bersangkutan yang terhubung dari tab Settings_Insentif.
4. Pengiriman ke Staf:
   • Klik tautan Google Drive pada kolom Link untuk mengunduh slip PDF atau mengirimkan tautan tersebut melalui pesan WhatsApp pribadi kepada karyawan sebagai bukti rincian insentif mereka.
   • Serahkan rekap total rupiah pada kolom Total kepada pihak Finance / Kasir untuk proses transfer atau pencairan tunai insentif.