🎯 SOP Tata Kelola & Input Nilai Aktual OKR

Platform Resmi: okr.ayamgorengpakcipto.com
Target Pengguna: Pemilik (Owner), General Manager, Supervisor, dan PIC Fungsi Bisnis
Level Kewenangan: Manajerial & Penanggung Jawab Metrik (PIC)
Siklus Evaluasi: Bulanan (Tanggal 1–3 Pasca Closing) & Kuartalan (Q1–Q4)

---

🧭 1. Filosofi & Alur Kerja OKR Restoran

Framework Objectives and Key Results (OKR) di RM Ayam Pak Cipto dirancang untuk menyelaraskan visi strategis restoran ke dalam target kuantitatif terukur di setiap divisi. Setiap target tidak berdiri sendiri, melainkan diturunkan menjadi aktivitas harian terarah melalui Daily Action Plan (DAP).

flowchart TD
    A["1. Perumusan Kuartal Baru<br>(Owner & Manajemen)"] --> B["2. Pembagian ke 5 Fungsi Bisnis<br>(Finance, Digimark, Sales/CRM, Ops, HC)"]
    B --> C["3. Penetapan Objective & Key Results<br>(Bobot 100%, Target, Arah, Agregasi)"]
    C --> D["4. Penugasan PIC Staf<br>(Asil, Desti, Tim Sales, Lisa, HR)"]
    D --> E["5. Operasional Bulanan & DAP Harian<br>(Aktivitas staf ter-tag ke KR)"]
    E --> F["6. Input Aktual Bulanan<br>(Tgl 1–3 Pasca Closing Buku)"]
    F --> G["7. Kalkulasi Otomatis Skor & Grade<br>(Grade A, B, C, D)"]
    G --> H["8. Evaluasi Kuartal & Closing Period<br>(Kompensasi / Insentif Performa)"]

---

🏢 2. Struktur 5 Fungsi Bisnis Baku

Sistem OKR RM Ayam Pak Cipto membagi seluruh operasi restoran ke dalam 5 fungsi bisnis utama:

No	Fungsi Bisnis	Tanggung Jawab Utama	PIC Standar	Contoh Metrik Kunci (KR)
1	Finance	Kesehatan kas, margin laba, efisiensi OPEX, dan kontrol utang perbankan.	Asil	Omzet Total, Net Profit Margin, OPEX Ratio, Kas Minimum Akhir Bulan.
2	Digital Marketing	Akuisisi pelanggan online, konten sosmed, engagement KOL, dan iklan digital.	Desti	Jangkauan Akun IG/TikTok, ROAS Meta Ads, Konten Reels Terbit.
3	Sales & CRM	Pertumbuhan penjualan dine-in/takeaway, AOV, produk frozen/besek, dan repeat order member.	SPV Marketing & Sales	Omzet Dine-In, AOV per Struk, Penjualan Kremes/Frozen, Transaksi Member LoyaltiKu.
4	Operations	Kualitas sajian makanan, kecepatan layanan (service time), kebersihan outlet, dan zero-waste.	Lisa	Service Time Dine-In, Nilai Audit Kebersihan, Tingkat Waste & Spoilage Makanan.
5	Human Capital	Kehadiran staf, kedisiplinan jadwal kerja, retensi karyawan, dan program pelatihan.	Manajemen / HC	Tingkat Kepatuhan Presensi, Skor Rata-rata DAP Tim, Jam Pelatihan Staf.

Gambar 1.1: Tampilan antarmuka konfigurasi struktur OKR divisi Sales & CRM pada aplikasi produksi okr.ayamgorengpakcipto.com.

---

📏 3. Standar Perumusan Objective & Key Result

Setiap Objective dan Key Result wajib mematuhi kaidah arsitektur sistem berikut:

A. Kaidah Objective (Sasaran Kualitatif)

1. Bersifat kualitatif, inspiratif, dan menantang (contoh: "Meningkatkan produktivitas penjualan frontline outlet").
2. Memiliki Bobot Objektif dalam fungsi terkait. Total akumulasi seluruh bobot Objective dalam 1 fungsi wajib tepat 100%.

B. Kaidah Key Result (Sasaran Kuantitatif Terukur)

Setiap Key Result wajib memiliki 5 parameter terdefinisi:

1. Target Angka & Satuan: Angka nominal konkret dengan unit satuan yang jelas (Rupiah, %, kali, item, struk, terlaksana).
2. PIC (Penanggung Jawab): 1 staf yang ditunjuk sebagai pemilik tanggung jawab angka tersebut.
3. Bobot KR: Bobot KR dihitung secara proporsional otomatis (Auto Weight) atau manual agar total bobot KR di bawah 1 Objective bernilai 100%.
4. Direction (Arah Capaian):
   • MAX (Makin tinggi makin baik): Digunakan untuk omzet, laba, volume penjualan, jumlah followers, atau transaksi member.
   • MIN (Makin rendah makin baik): Digunakan untuk biaya operasional, waste makanan, pembatalan struk (void), atau komplain pelanggan.
   • BINARY (0 atau 1): Digunakan untuk proyek milestone (0 = belum selesai, 1 = terlaksana 100%).
5. Aggregation Type (Metode Agregasi Data):
   • SUM (Akumulasi): Sistem menjumlahkan semua angka delta yang diinput selama kuartal (misal: akumulasi penjualan harian/bulanan).
   • AVG (Rata-rata): Sistem mengambil nilai rata-rata dari seluruh data yang diinput (misal: rata-rata AOV atau rata-rata margin).
   • LATEST (Nilai Terakhir): Sistem hanya mencatat nilai paling mutakhir pada tanggal terbaru (misal: saldo kas akhir bulan atau jumlah pengikut IG).

Gambar 1.2: Modal pembuatan Key Result baru dengan konfigurasi arah target, tipe agregasi, satuan, dan kamus canonical metrik.

---

📅 4. SOP Penginputan Nilai Aktual Bulanan

Sesuai konsensus manajemen, penginputan capaian nilai aktual dilakukan dengan model Bulanan Murni:

A. Jadwal & Batas Waktu Input

• Waktu Penginputan: Tanggal 1 s/d 3 setiap awal bulan baru (setelah laporan keuangan dan sales restoran ditutup/closing).
• PIC Wajib Input: PIC yang namanya tercatat pada kartu Key Result terkait.

B. Langkah-Langkah Input Nilai Aktual

1. Masuk ke Portal OKR:
   • Akses https://okr.ayamgorengpakcipto.com/ dan login menggunakan username staf dan PIN 6 digit.
2. Buka Menu OKR Tim / Detail Fungsi:
   • Klik menu divisi Anda di sidebar (misal: Sales & CRM atau Dashboard OKR).
   • Pastikan dropdown periode di kanan atas berada pada kuartal yang aktif (misal: Q3 2026).
3. Pilih Key Result yang Ingin Diperbarui:
   • Temukan baris Key Result yang menjadi tanggung jawab Anda.
   • Klik tombol hijau Input di sebelah kanan metrik.

Gambar 1.3: Tombol Input aktual pada kartu Key Result divisi Sales & CRM.

4. Isi Nilai Capaian:
   • Pada modal popup yang muncul, periksa informasi metrik (Target, Arah, dan Tipe Agregasi).
   • Masukkan nilai capaian bulan tersebut.
     • Untuk tipe SUM: Masukkan nilai delta capaian bulan bersangkutan (sistem otomatis menambahkan ke total sebelumnya).
     • Untuk tipe LATEST: Masukkan angka saldo riil per tanggal closing.
     • Untuk tipe AVG: Masukkan rata-rata bulan berjalan.
   • Klik Simpan Aktual.

Gambar 1.4: Modal penginputan nilai capaian aktual dengan indikator kalkulasi sistem.

5. Validasi Sumber Data Pendukung:
   • Data omzet dan struk wajib diverifikasi dari ERP ESB POS Admin (RMAGCPOSADMIN).
   • Data margin dan promo ojol diverifikasi dari Spreadsheet CALC_V3.
   • Data kas dan perbankan diverifikasi dari rekening koran Bank Jateng restoran.

---

🏆 5. Formula Skor & Standar Konversi Grade

Sistem secara instan menghitung performa dengan rumus baku:

A. Formula Matematis Capaian KR

📐 FORMULA PERHITUNGAN SKOR METRIK (CAP 120%)

• Metrik Arah MAX (Makin Tinggi Makin Baik): Skor KR = MIN(Nilai Aktual / Target, 1.20) × 100%(Capaian prestasi maksimal dibatasi 120% / cap overachieve agar bobot seimbang).
• Metrik Arah MIN (Makin Rendah Makin Baik): Skor KR = MIN(Target / Nilai Aktual, 1.20) × 100%(Jika realisasi pemborosan = 0, sistem otomatis menetapkan skor tertinggi 120%).
• Metrik Arah BINARY (Milestone Proyek): Skor KR = 100% (Jika Tuntas) atau 0% (Jika Belum Selesai)

B. Standar Konversi Grade Performa

Skor gabungan fungsi dikelompokkan ke dalam 4 predikat mutu:

Grade	Rentang Skor Capaian	Predikat Kinerja	Status Evaluasi & Insentif
A	≥ 91%	Sangat Tercapai (Exceed)	Berhak atas insentif performa penuh + bonus apresiasi.
B	80% – 90%	Tercapai (Target Met)	Target terpenuhi sesuai standar operasional resto.
C	60% – 79%	Cukup (Needs Improvement)	Memerlukan rapat kontrol mingguan & pendampingan SPV.
D	0% – 59%	Perlu Perbaikan (Underperforming)	Tindakan korektif wajib & evaluasi peran dalam kuartal.

Gambar 1.5: Matriks rentang grade penilaian dan logika agregasi sistem.

---

⚙️ 6. Panduan Setup Periode Baru & Maintenance Kuartalan

Menjelang pergantian kuartal (akhir Maret, Juni, September, Desember), General Manager atau Admin wajib melakukan langkah transisi:

1. Buka Halaman Setup Periode:
   • Buka menu divisi, klik tab Setup, lalu klik tombol + Periode Baru di kanan atas.
2. Konfigurasi Kuartal:
   • Tulis nama periode (contoh: Q4 2026).
   • Tentukan tanggal awal (2026-10-01) dan tanggal akhir (2026-12-31).
   • Simpan dalam status Draft selama proses perumusan target bersama Owner.
3. Kloning Struktur dari Kuartal Sebelumnya:
   • Salin metrik rutin yang masih relevan (Omzet, AOV, Efisiensi Biaya).
   • Sesuaikan angka target mengikuti proyeksi penjualan kuartal baru.
4. Aktivasi Periode:
   • Ubah status periode dari Draft menjadi Aktif pada hari pertama kuartal dimulai.
   • Kunci (Lock/Close) kuartal lama agar nilai historis tidak dapat diubah kembali.